便利なようで、実は面倒!?Skype会議のわずらわしさをパワポでまとめてみた

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2015年4月からMicrosoft社が企業向けコミュニケーションツールであるLyncをSkype for Businessへ移行し、企業でのSkype会議も一般的になってきました。

Skypeは国内外でも通信料が変わらず無料(もしくは定額制)で使うことのできるテレビ電話+メッセンジャー+ファイル添付の機能を持つ優れたサービスです。

今回は、これからもどんどんする機会が増えていくであろう、オンライン会議を円滑に行うために気をつけるべきことをご紹介します。

いくら技術が進歩しても、人間は進歩しない

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いくらテクノロジーが進歩したからといって、リアルの場で行う会議とオンライン上での会議は多かれ少なかれ勝手が異なります。技術に人が追いつけない(この場合は言い過ぎですが…)こともあり得ます。

それを理解しないまま行ってしまうと、会議がはかどらないどころか、嫌な雰囲気で会議を終えてしまうことになりかねません。

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オンライン上での会議・ミーティングで気をつけるべき点は、大きく3つに分類することができます。それが、

  • オンライン環境の問題
  • オフライン環境の問題(人は含まない)
  • 参加者の問題

です。

オンライン環境の問題

一言でいうと…

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特にネット環境が優れていない国との会議(回線速度などの点で)などでは、この問題は深刻です。
次のような問題がよく起きます。

たとえば…

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直接会えば、その場で資料を渡して説明できますよね…

たとえば…

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ただでさえ聞き取れない英語が、途切れ途切れで、本当に訳わからない…

たとえば…

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動画処理が重くなり、音声が遅れて聞こえたり、逆に音声だけ流れて画面は止まっていたり…

たとえば…

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カラオケに来ている気分、という気楽なことも言えません。聞きとりにくくて疲れます…

このように、回線などに問題があると、音声の途切れ・映像と音声が合わない・エコーなど音が変化する、のような現象が起こります。

こうしたとき、話し手も聴き手も「申し訳ないなぁ」とも思い「もどかしいなぁ」とも感じるのです。

オフライン環境の問題

その1

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社外の人との会議では特に気をつけるべき事項です。

背後に映ったもので、機密情報漏洩なんてこともあり得ます。

Skype会議に参加する際は、書類など先に身の回りを整理してからにしましょう。

その2

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会議中に「ドンドンバンバン」と音がうるさいとどうでしょうか。

Web会議をイヤホンをつけて行っている方も少なくありません。

耳元で雑音が響いているのは非常に不愉快です。

その3

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出先でWeb会議に参加をしようと、スマートフォンでログインする際は、通知がくるアプリなどを切っておくようにしましょう。

通知がWeb会議中にくると異様に焦ることがあります。

参加者の問題

その1

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Web会議はリアルの場で行われる会議に比べて、議論が白熱しやすいということが言われています。

直接会って会議をする際には絶対に言わないようなことを口にする人もいる、つまりWeb会議とリアルの場での会議で、ギャップのある人がいるということを忘れないようにしましょう。

その2

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その場にいないと分からない、話す順番の暗黙の了解があります。

Skypeなどでは、同時に話しだしてしまったり、話を譲ったのがどちらなのか、分かりにくいことも多いです

その3

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特にモバイル端末で多いミス。気づいたら自分の声が全く聞こえておらず、しゃべり損に…

周りの人の呼びかけにも答えられずに、意見がないと勘違いされることも…(さすがに言えばわかってくれるでしょうが…)

まとめ

Skypeなどで行うことのできるオンライン会議は、通信回線の問題だけでなく、企業のセキュリティに関する問題や、直接話すのに比べて、雰囲気を共有しにくいという問題もあります。

コスト面や時間・場所の制約という面でメリットの多いオンライン会議。ぜひうまく使いこなして、生産性向上を実現しましょう!

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