“仕事が終わらない”をなくそう!マルチタスクを上手にこなすコツは「分類」にあり

仕事終わらない……」

日々の業務に追われ、思った時間に仕事が終えられないという悩みを抱えている方は多いでしょう。仕事が時間通りに終わらないと、仕事が後ろ倒しになって困るだけではなく、友人と会う機会が減ってしまったりするなど、プライベートにも大きく影響してしまいます。仕事を効率を良く終わらせるためには、マルチタスクをいかにこなしていくかが重要です。

マルチタスクを上手くこなすコツは、タスクの分類。今回は、自分に課せられたタスクを分類し、効率良くこなしていくための仕事術を3ステップに分けて紹介します。「仕事が多くて全然終わらない!」と悩んでいる方。「仕事に追われる働き方」から抜け出すチャンスなので、ぜひ参考にしてみてください。

STEP1 いま自分が抱えている仕事を洗い出し、整理する

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仕事は大きく、「アポイントが必要なタスク」「個人タスク」「突発的なタスク」の3種類に分けられます。

「アポイントが必要なタスク」とは、会議やミーティングなど、予定を事前に確定しておく必要のある仕事。一般的に、優先順位が1番高くなるのがこのタスクです。「個人タスク」とは、資料作成やアイデアを練る時間など、自分がやるべきこと・やりたいことが当てはまります。

最後の「突発的なタスク」は、お問い合わせ対応やトラブル対処など、タスクの存在が事前に自分では把握できないものを指します。突発的なタスクは、想定することができないため、仕事を整理するためには「アポイントが必要なタスク」と「個人タスク」をできるだけ書き出すことから始めましょう。

書き出すときに重要なポイントは、タスクを分解して書き出すことです。「報告書を作成する」というタスクを例に考えてみましょう。

<分解前>
・報告書を作成する

<分解後>
・内容を考える
・報告書のフォーマットを作成する
・報告内容を書く
・内容を見直す
・上司にチェックを受ける
・修正する

このように、より具体的な作業単位でタスクは把握することによって、自分のやるべき仕事を正確に把握できるようになるのです。

STEP2 スケジュールを1箇所にまとめて把握する

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STEP2では、STEP1で洗い出したタスクを、1箇所にまとめましょう。手帳やGoogleカレンダーなど、日付と一緒に管理できるものがおすすめです。

まとめる手順としては、まず最優先すべき「アポイントが必要なタスク」を記入します。すると、予定の入っていない時間が可視化されるので、空いている時間に「個人タスク」を入れるようにしましょう。このとき注意したいのは、「個人タスク」を一杯に詰め込まないようにするべきだということ。「突発的タスク」が入ったときに、対応できなくなってしまうからです。

スケジュールを組むときには、ゆとりを持って「実行可能かどうか」をよく考えるようにしましょう。

STEP3 タスクを実行する

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スケジュールが引けたら、実際にタスクを実行していきます。ここでのポイントは、「突発的なタスク」の取り扱い方。作成したスケジュールには記載されていないこのタスクをどうやって処理していけばよいのでしょうか?

「5分ルール」というルールを設けることをおすすめします。依頼内容が5分程度で対応できるものは、その場で対応してしまうというものです。簡単な仕事を後回しにすると、後にタスクが膨れ上がってしまうことにもつながりかねません。5分で終わるような簡単なタスクはその場で終わらせてしまうべきなのです。

タスク内容がすぐに終わらないものである場合は、スケジュールの空いている部分に「個人タスク」として追加し、計画的に作業を進めるようにしましょう。

番外編 タスクをマトリックス状に整理し、有意義な仕事に注力!

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最後に、「自分に課せられたタスク」を分析するための方法を紹介します。仕事を「緊急度」と「重要度」の2つの軸に当てはめたマトリクスに当てはめるのです。

①緊急度「高」・重要度「高」→すぐさま実行

重要かつ即急に対応しなければならない仕事は、実行あるのみ。すぐさま業務に取り掛かるようにしましょう。

②緊急度「高」・重要度「低」→なるべく他の人に任せる

緊急度は高いが、それほど重要ではない仕事は、「一緒に働く相手の都合で発生する」ケースが多いです。自分がやらなければいけない仕事である可能性が高いので、業務はなるべく他の人に任せ、自分の仕事量を減らしましょう。

③緊急度「低」・重要度「高」→スケジュールを決める

今は緊急ではないけれど、先を見据えると重要な仕事は、あなたがやるべき仕事です。緊急度が高くないからといって、そのままにしておいてはいけないので、「いつやるのか」というスケジュールを決定するようにしましょう。

④緊急度「低」・重要度「低」→削除する

緊急度も低く、重要でもない仕事は、誰もやる必要のない場合が多いです。この種の業務は削除するようにしましょう。

仕事の進め方を確立させて、効率良く仕事を進めよう!

“マルチタスク”という言葉を聞くと、「1度に複数の仕事をこなさなければ」と思い焦ってしまいがちですが、1つ1つの仕事を細かく区切り、スケジュールを立て、実行することによって、無理なく対処することはできるのです。

現時点で、仕事量に課題を抱えていない人も、何も対策をせずに仕事を進めていては危険です。仕事の進め方をきちんと自分の中で確立して、たくさんの仕事が降ってきたときにも、落ち着いて対応できるようにしておきましょう。