ピンチをチャンスに変えろ!一流社会人が実践する「謝罪の仕方」とは

社会人として仕事をするにあたって、ミスはつきものです。
どんなに気をつけている人でも、今まで一度も仕事でミスをしたことがないという人はいないのではないでしょうか。

ミスは誰でもするものなので、ミスをしたこと自体でその人の評価が大きく下がるということはあまりありません。ですが、ミスをした際の対応は、その人の評価を左右する非常に大きな要素になります。

今回は、ミスをしたことによって評価を下げないだけでなく、「コイツはなかなかやるな」と上司に思わせるための、一流社会人が実践する「謝罪の仕方」について紹介していきます。

ミス発生!上司に報告する前にやっておくべきこと

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ミスをすると誰でも焦るもの。しかし慌てて上司のところに報告に行ってはいけません。報告をする前に必ずやっておくべきことがあるのです。

状況を把握する

ミスをしてしまったら、まず第一に「事態がどうなっているのか」という状況把握に努めましょう。後で上司に報告することをイメージして頭の中を整理しておくことによって、現状を上司に正確に伝えることが可能になります。

再発防止のための解決策を考える

いくらミスを上手く報告できたとしても、再び同じことを繰り返してしまうと、周囲からの信頼は大きく低下してしまいます。「なぜミスが起こったのか」ということをしっかりと分析し、二度と同じミスを起こさないようにするための解決策を考えることが大切です。

このときに考える解決策は、具体的であればあるほど良いです。上司に謝るためではなく、同じミスを繰り返さないために考えるのだということを自覚しながら行いましょう。

いよいよ上司に報告!気をつけるべきことは・・・

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状況を把握し、解決策を考えたら、いよいよ上司に報告です。
ここでは、上司に報告をする際に注意すべき5つのポイントを紹介します。

謝罪の手順

【1.簡潔な状況説明】
まずは状況説明から。「いつ」「どこで」「誰が」「どのように」「どうした」「どれくらい」といった項目を押さえた説明をするようにしましょう。

【2.ミスが起きた原因説明】
次に、「なぜミスが起きたのか」という原因を説明するようにしましょう。上司の立場からすると、部下に同じミスを繰り返させないようにするために、。そうしたときに、この「原因説明」が一番重要なポイントになるのです。

【3.今後の対応策】
最後に、ミスが発生した原因を受けて、「今後同じミスをしないためにはどうすればいいか」という対応策を説明しましょう。「対応策が正しいか否か」ということよりも、同じミスを繰り返さないようにする姿勢を示すことが重要になるので、自分の頭で考えたことを伝えることが大切です。

迅速に報告すること

上司に報告する準備ができたらすぐに謝るようにしましょう。ミスをしてから時間があまり経っていなければ、上司がフォローすることができる場合が多いからです。この報告が遅れてしまうと、取り返しのつかないことになってしまう恐れがあるので、迅速な報告を心がけましょう。

言い訳しない

せっかくすぐに謝っても、言い訳がましいことを言ってしまうと余計に上司を怒らせてしまう恐れがあります。謝るときは言い訳をせずに素直に自分の非を認めましょう。

上司に対する配慮の言葉を述べる

「私が全部悪いんです・・・!」などと、ただ自分の非を認めるだけでは、良い謝罪と言うことはできません。自分が犯してしまったミスによって、上司にどのような影響を及ぼすのかということを考えて謝罪するようにしましょう。

「私のミスで、〇〇さん(上司の名前)に報告書を書かせることになってしまい申し訳ありません。」と言えるくらいの配慮ができてこそ、一流社会人の対応です。

上司から指摘を受けたら、素直に「ありがとう」と言う

報告をする際には、当然上司から指摘を受けることになります。ここで、「すみません」と謝ってばかりいると、火に油を注ぐ事態となってしまうので要注意。指摘を受けたことに感謝し、「ありがとうございました」という言葉で会話をお終わるようにしましょう。

謝るときに使えるフレーズ集

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謝罪をするときに使えるフレーズ3つをここで紹介します。
これらの言葉は使える場面も多いので、ぜひ使いこなせるようになっておきましょう。

「申し訳ございません」
謝罪の基本フレーズ。まずは誠意を込めてこの言葉を伝えるようにしましょう。

「肝に銘じます」
忘れないように心に刻み込んでおくことを意味する言葉。ミスを次に活かそうとする意思を相手に伝えることができます。

「私の認識不足でした」
ミスが起こる理由の一つとして、「自分と上司の認識の違い」ということが挙げられます。その時に、「私はそんなこと聞いてません」と言えば衝突は必至。ここはグッと堪えて「私の認識不足でした」と言える社会人になりましょう。

「謝罪力」を身につけ、一流社会人の仲間入りをしよう!

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「謝罪力」を身につけることによって、上司からの評価を下げるだけでなく、信頼を勝ち取ることも可能になるということがお分かりいただけたでしょうか。ミスを事前に防ぐことはもちろん重要ですが、実際に起こってしまった後にどのように対処するのか、ということも同じくらい重要なのです。

皆さんもこの記事を参考にして、ミスを上手に活用してみてください。