仕事のスピードを上げる秘訣は、インプットとアウトプットにあり

同じ仕事をしていると、仕事の早い・遅いが嫌でも目につきます。
自分より仕事が明らかに早い人を見ていると、羨ましいという気持ちとともに、「何でこんなにも違いがでるんだろう」と感じることが多いのではないかと思います。

仕事のスピードが早い人と、遅い人。
両者の違いは一体何なのでしょうか。

まず間違いなく関係している要素は、インプットとアウトプットのスピード”でしょう。なぜなら、すべての仕事はインプットとアウトプットに集約されるからです。そこで今回は、インプットとアウトプットが早い人、遅い人の間には、一体どのような違いがあるのか見ていきましょう。

インプットのスピードは、“情報の価値を判断できるか”にかかっている

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最初に、インプットについて考えてみましょう。
インプットが遅い人の特徴は、ずばり“知っておくべき情報が何なのかを理解していない”ことです。

情報収集を例にとって考えてみましょう。
集めるべき情報が分かっている人は、たくさんの情報に触れた時に、どれが価値ある情報で、どれが価値のない情報なのかを瞬時に見分けることができます。そのため、情報収集における取捨選択の時間が圧倒的に短いと言えます。では、知っておくべき情報が何なのかを理解していないと、どのようなことが起こるか。おそらく、すべての情報が同じ価値に見えて、どれを集めたらよいのか迷ってしまうのではないかと思います。

情報の価値を見分ける力が必要だというのは、皆さんも感じた経験があるのではないでしょうか。では、さらに深堀りして、知っておくべき情報が何なのかを理解するためには、どうすれば良いのでしょうか。初めに、どのように自分がアウトプットするのかをイメージするのです。そこが明確になっていれば、自分が見つけなければいけない情報が何なのかが、おのずと見えてくるはずです。

インプットをする前には、まず、アウトプットするイメージを持ち、そこから逆算して、どのような情報を集めるべきなのかを考える。それを意識しながら情報収集に当たるだけで、スピードと精度は飛躍的に向上するでしょう。

“日本の良さを外国人にプレゼンする”という例に見る、アウトプットをイメージする大切さ

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前章で説明した内容を、具体的な例とともに見ていきましょう。

日本の良さを外国人に向けてプレゼンすることになったと想定してください。そのために必要な情報を集めるときに考えるべきことは何でしょうか。それは、“外国人に向けてプレゼンする”という最終アウトプットのイメージです。ただ単に“日本の良さをプレゼンする”というぼんやりとしたイメージしか持っていないと、余計な情報まで拾ってしまうことにつながります。

皆さんは、今回の例における“余計な情報”とは何だか分かりますか。それは、“日本の良さではあるけれども、日本固有の良さではないもの”です。外国人は、“自分の国にはない日本独自の良さ”を知りたいと思うはず。そこをくみ取ってあげれば、インターネットで情報収集するときに、「日本の良さ」と検索するのではなく、「日本の良さ 固有」「日本の良さ 独特」などと、外国にはないものを集めるような検索ワードで調べるようになるでしょう。

これを実践するだけでも、必要ない情報に触れる無駄な時間がグッと少なくなるはずです。皆さんも、インプット(情報収集)をする際には、アウトプットの具体的イメージを最初に持つように心がけましょう。

アウトプットの早さのコツは“集めた情報を体系立てる”こと

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続いては、アウトプットが早い人・遅い人について考えてみようと思います。

アウトプットが遅い人は、次の2タイプに分かれます。
1つ目は、「インプットができていないから、アウトプットが遅くなっている人」このタイプは、前述した通りにインプットがしっかりできれば改善する問題なので、ここでは解説を割愛します。

今回考えていくのは、2つ目の「インプットはしっかりできているのに、アウトプットが遅くなってしまう人」です。言い換えると、頭の中では分かっていても、頭の中にあるものを言語化したり表現したりするのが遅い人ということになります。

これらの人に共通しているのは、「インプットした情報が体系立てられていない」ということです。どういうことかというと、インプットした情報は間違いなくアウトプットするために必要なものなのですが、それらの情報一つひとつがどのような意味・関係性を持っているのかが分かっていないということです。

情報を体系立てると、アウトプットが早く・上手くなる

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ここで再び、先ほど例に出した「日本の良さを外国人にプレゼンする」ことに照らし合わせて考えてみましょう。

インプットの段階で集めた情報の中に、「おもてなしの心が強い」「変化に富んだ四季を楽しめる」「人と人の調和を大切にする」「趣のある街並み」というものがあったとしましょう。インプットの情報が体系立てられていないと、「どういう順番で発表したらいいんだろう」と考え込んでしまいます。この考え込んでいる時間が、アウトプットを遅くさせる原因なのです。

では、体系立ててインプットが出来ている人は、上の情報をどのように考えるのか。それは、「おもてなしの心が強い」・「人と人の調和を大切にする」と、「変化に富んだ四季を楽しめる」・「趣のある街並み」という2組に分けて説明するでしょう。なぜこの分け方になるのでしょう。それは、はじめの2つは“人に着目した良さ”、後の2つは“文化や風土に着目した良さ”になっているからです。

説明される側からしても、その2つを混同して説明されるより、「人間性はこんな良いところがある」「文化・風土はこんな良いところがある」と分けて説明される方が断然理解しやすいもの。このように、インプットした情報を体系立てる、欲を言えば、インプットする段階で、体系立ててバランスよくインプットすることができれば、よりアウトプットが早くなるのではないでしょうか。

インプットとアウトプットは連動して機能する

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インプットをする際には、「アウトプットするときの具体的なイメージを持って望むようにする」。
アウトプットをする際には、「インプットした情報を体系立てるようにする」。

この2つの事実から導き出される、インプットとアウトプットを同時に早める方法は、

1.アウトプットのイメージをもつ
2.アウトプットするときに、与えられた情報をどのようなカテゴリに分けるのかを考える
3.それぞれのカテゴリに当てはまる情報をバランスよくインプットするようにする

この手順を踏んで実践を繰り返せば、インプット・アウトプットのスピードが伸びること間違いなしです。自分のインプット・アウトプットに悩んでいる方は、試しにこの方法を実践してみてはいかがでしょうか。