【社内の評価も上がるかも?】社内飲み会で知っておきたい幹事の心得とは

新入社員が入社してきた4月。歓迎会という名の飲み会が開かれる会社も多いのではないでしょうか。
そこで誰かがやらなければならない仕事、幹事
上司に直接指名され、任されることもあるかもしれませんが、自発的に幹事を名乗りでることもあるでしょう。

いずれにせよ、面倒くさい幹事という仕事。
出席の確認をしたり、歓迎会ラッシュで予約だらけの飲食店の中からなんとか良いお店をセッティングしたり…。

さらに、当日の進行もスマートに行わなければなりません。日頃の業務とは関係ないのに、職場の行事であるため手を抜けない幹事。しかしみんなが満足する歓迎会を開くことができれば、上司からも後輩からも「あの人、デキる人だな」と思われ、感謝されるでしょう。今後の仕事にも良い影響を及ぼすかもしれません。

そこで今回は、デキる幹事として知っておきたい、マナーや気配り、使えるアプリをご紹介します。

みんなが飲み会に誘われても良い日は木曜日?

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まず、幹事が最初に行うことは、日程の調整。大人数になればなるほど、なかなか予定が合わせにくいものです。せっかく前もって予定を決めておいても、当日にドタキャンされてしまったら、本当に悲しくなります。

それでは、多くの人に参加してもらうためには、一体いつにすれば良いのでしょうか。実は、アメリカの大手インターネット新聞であるハフィントンポストの調査によると、飲み会に行きたくない曜日に、

1位 月曜日、2位 金曜日、3位 火曜日、4位 水曜日、5位 木曜日

という結果が出ています。
意外にも金曜に誘われたくない人が多いようです。”翌日の休日を万全に楽しみたい”、”他の会社に勤める友人との予定が入れやすい金曜日の夜はプライベートを充実させたい”という方が多いからだそう。
木曜日なら、次の日仕事はあるものの、「あと1日頑張れば休みだから、飲み会行っておくか」と思ってもらえるかもしれません。

もし、曜日を自由に設定できるのであれば木曜日を選択してみましょう。

参加者管理アイテムは「調整さん」がおすすめ

木曜日が良いとはいえ、個人の予定や会社の大切な会議などがあるかもしれないので、社内の人々には早めに日程を知らせ、参加者の人数を把握する必要があります。
パソコンが得意な人は、エクセルで参加者リストを作って印刷をすれば当日の出欠確認や、お会計の徴収確認にも重宝するでしょう。

エクセルを使いこなせないという人は、「調整さん」というスケジュールを調整するためのwebサービスを使えば、簡単に日程調整ができます。

エクセルや、調整さんなどを使って日程調整ができても、社員の中には日時を忘れてしまう人も少なくありません。そのため、幹事は飲み会の3日ほど前に、必ずリマインドメールで日時や料金などの情報を送っておくとより親切です。

そして、当日の集金の際は1,000円札や小銭など、お釣り用に崩したお金を用意しておくとさらにGOOD!

意外と知らない飲み会のマナー。幹事はどこに座ればいいの?

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さて、なんとか当日のセッティングまで準備ができたらいよいよ飲み会本番です。
ここで幹事として知っておきたいのが、下座上座。「今時そんなの気にする人いるの?」と思われるかもしれませんが、年の離れた上司もいる飲み会では、こういった知識を身につけておくのにこしたことはありません。

上座は入り口から一番遠いところが一般的とされているので、一番目上の方には上座、その隣からは年功序列で座ってもらうのがベターです。
新人や幹事は一番入り口に近い下座側に座り、店員さんとのやりとりや注文をまとめるなど、率先して雑用を行いましょう。

その他の人たちの座席を指定するなら、ポイントは3つ

・話し上手な人は上司の近い席へ
・世話好きな人は、幹事から離れた席へ
・どうしても途中で抜ける予定がある人は下座へ

特に、世話好きな人を幹事から離れた席に座ってもらうことで、自然と周りに気を配ってもらい、飲み会全体のサポートをしてもらうことができます。

社員同士の仲を深めるゲーム

忘年会や新年会もですが、新入社員の歓迎会の場合は特に、社員同士のコミュニケーションの場を設けて、新入社員を楽しませてあげるのも幹事の役目。そのため、新入社員が飲み会の輪に入れるようなゲームをすると、会全体も盛り上げることができます。

たとえば、数字の代わりに新入社員の名前を使った、ビンゴゲーム
飲み会の前にあらかじめ、ビンゴの枠を載せた用紙を印刷しておき、乾杯後に社員にはなるべく多くの人とおしゃべりをして、名前を把握するように指示しておきます。そして、ビンゴゲームが始まったら、用紙の枠を社員の名前で埋めてもらって、あとは一般的なビンゴと同じです。
ゲームがあると分かっていれば、周りの人にも話しかけやすくなり、同時に名前を覚えることができるため歓迎会のシーズンにおすすめのゲームです。

このように、単に飲み会の会場を手配するだけでなく、参加した社員全員が楽しめるような雰囲気作りも行える幹事は、上司からも「デキる人」だと感じてもらえるでしょう。

二次会の予約はいつすれば良いの?

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一次会をせっかく気持ち良く終えても、二次会の場所が決まっていないとグダグダになってしまいます。
一次会の途中で「いい感じに盛り上がっているな。今日は二次会に行く人が多そうだな」と感じたら、一次会が終了する前に、二次会の予約をしておきましょう。

こういった場合に備え、事前に二次会や三次会で行けそうな場所を数件確認しておくとスマートです。前日までは中々人数のよめない二次会ですが、その場の状況、空気に応じて即座に対応することができると「柔軟性のある人」として社内の評価も上がるかもしれません。

解散!タクシーを素早く呼ぶアプリ

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スマートに二次会への誘導を行い、良い感じに二次会も盛り上がった後は解散の時間です。周りを見渡すと、あまり飲んでいないのに緊張で酔いすぎてしまった人や、日頃の疲れからお酒で体調が悪くなってしまった人など、1人で家に帰ることが困難な人もいつかもしれません。せっかくの楽しい飲み会が、最後の最後で事故に遭ってしまったなどということがあっては最悪です。

幹事の仕事ではないですが、念のためタクシーがすぐに呼べるアプリをインストールしておくことをおすすめします。上司などを送る際も、素早くタクシーが呼べた方が「こいつ気が利くなぁ」と思ってもらえそうです。

おすすめは、日本交通のタクシー配車アプリです。
GPSで日本交通の約3700台のタクシーの中から、一番近いタクシーを呼ぶことができます。是非お試しください。

幹事であなたの株が上がる

前日までの準備だけでなく、当日も一次会から二次会まで常に気を抜くことができない幹事。せっかくの飲み会なのにお酒はあまり飲めない、周りに気を配らなければならない、などと気をつけることは多くなりますが、気配りひとつで「この人が幹事でよかったな」と思ってもらうことができ、社内の評価が格段に上がるチャンスでもあります。

幹事に指名してもらえたということは、期待されている、もしくは信頼されていることの表れです。
その気持ちに応えるためにも、万全な準備で飲み会に挑みましょう。